KPI’s INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO

 

Hoy en este espacio vamos a hablar de los KPI’s y cómo fue nuestra experiencia aplicándolos a nuestro proyecto.

Para empezar, vamos a dar una pequeña introducción sobre lo que son los KPI’s para que nuestros lectores tengan claridad sobre el tema.

Entonces, Un KPI sigla que proviene de la frase en inglés key performance indicator (indicador clave de rendimiento), es una métrica cuantitativa que muestra cómo tu equipo o empresa progresa hacia tus objetivos empresariales más importantes. (Martins J, 2022)

Es importante recalcar, que antes de aplicar estos KPI’s en nuestro proyecto, la docente encargada de nuestro proceso de orientación nos dio explicaciones muy detalladas sobre estos indicadores, en las cuales pudimos entender muy a fondo el indicador del valor ganado, que es uno de los más importantes para comprender el verdadero camino que ha tomado nuestro proyecto, es decir que es una forma de monitorear y medir el comportamiento de nuestro proyecto en comparación a lo planeado. Es una manera rápida de deducir si nuestro proyecto está atrasado en tiempo o excedido en presupuesto.

De aquí en adelante, surgen o desarrollan otros indicadores o valores que nos ayudan a determinar el análisis que queremos demostrar con el valor ganado, algunos de estos pueden ser:

• BAC (Presupuesto a la conclusión) que en otras palabras es el presupuesto que en un principio se había planificado para el proyecto.
• PV (Valor planificado) es el coste presupuestado para los trabajos que se habían planificado hasta la fecha de corte, es decir hasta el momento en el que se calcula el indicador.
• AC (Coste actual) que es el coste que se ha invertido hasta la fecha de corte
• EV (Valor ganado) que es el coste presupuestado de los trabajos que se han realizado hasta la fecha de corte

Entonces para quedar claros, el BAC es un valor fijo que ya conocemos pues como habíamos mencionado antes es el presupuesto que se aprobó para el desarrollo del proyecto. Los demás indicadores (PV, AC y EV) son valores que vamos obteniendo conforme se va desarrollando el proyecto y que se tienen hasta el momento donde se decide hacer le corte.

También hablamos de unas variaciones que nos permiten llegar a un análisis más detallado del camino que lleva o que está tomando nuestro proyecto, las cuales son:

• CV (Variación del coste) que básicamente indica si nuestro proyecto está por encima o por debajo del presupuesto inicial planificado.
• SV (Variación del cronograma) que indica si el proyecto está adelantado o retrasado con respecto a la programación del cronograma inicial.

Estas variaciones tienen unas formulas que según sus resultados nos indican o nos llevan a sacar conclusiones de manera rápida y efectiva.

•     La fórmula para el CV es: CV= EV-AC
•     La fórmula para el SV es: SV= EV-PV

Finalmente hablamos de unos índices de desempeño los cuales nos ayudan a determinar cuan eficientes como equipo de trabajo hemos sido y como se deben usar los recursos restantes para lo que queda del proyecto, estos índices son:

• CPI (Medida de la eficiencia en función de los costes) la cual tiene la siguiente fórmula CPI=EV/AC
• SPI (Medida de la eficiencia en función del cronograma) que también cuenta con su respectiva fórmula SPI=EV/PV
• TCPI (Índice de desempeño de trabajo por completar) el cual tiene la siguiente fórmula TCPI=(BAC-EV) /(BAC-AC)

Luego de tener todas estas fórmulas y conceptos claros como grupo nos fuimos al documento de nuestra curva S de recursos a incluir todos estos indicadores para finalmente hacer un breve análisis del camino que ha tomado nuestro proyecto y de la eficiencia que hemos tenido como grupo a la hora de desarrollarlo.

Realizar este trabajo fue muy fructífero para nosotros pues algunas de las conclusiones que pudimos sacar es que hemos sobrepasado el presupuesto que teníamos planificado y también pudimos observar que los tiempos que en un principio planificamos eran muy cortos en comparación a los tiempos que realmente hemos utilizado y todo estos nos quedan como lecciones aprendidas.

Matriz de riesgos

 

En este escrito plasmaremos nuestra experiencia realizando la matriz riesgos, donde trabajamos de manera sincronizada y en equipo. Acción que nos permitió identificar los factores de riesgo más significativos para nuestro proyecto.

Antes de contar nuestra experiencia realizando una matriz de riesgos quisiéramos explicar un poco sobre lo que es esta y qué papel juega a la hora de realizar un proyecto, pues es importante aclararle a nuestros lectores de qué se trata para que tengan una perspectiva sobre el trabajo y la herramienta que se utilizó.

Siendo así, una matriz de riesgos es una herramienta que sirve para evaluar la posibilidad de un riesgo y su nivel de impacto para el proyecto. Una vez tomados en cuenta todos los factores de riesgo se realizará una evaluación para ubicarlos dentro de la matriz según su impacto de riesgo. Para esto se utiliza un sistema de calificación que determinará la prioridad de cada riesgo para encontrarle una posible solución. (Asana, 2022)

Entonces, para la realización de nuestra matriz, comenzamos convocando una reunión donde todos los integrantes estábamos presentes para llevar a cabo la lluvia de ideas donde reflejamos y analizamos los riesgos que puede tener nuestro proyecto.

Después, elegimos los riesgos más considerables que pueden ocurrir en este proyecto. Luego de elegirlos nos dirigimos cada uno al drive donde subimos el documento para plasmarlos en la matriz y trabajamos de manera conjunta detallando cada uno de los riesgos elegidos, calificando su impacto y probabilidad para finalmente recurrir a la respuesta de estos riesgos.

Entre los riesgos que encontramos para nuestro proyecto pudimos destacar algunos que de presentarse pueden tener un alto impacto, los cuales fueron:

• Retrasos en la realización del cronograma
• Pérdida de la cuenta de Instagram
• Pérdida del material audiovisual
• Investigación errónea de los temas
• Abandono de uno de los integrantes al equipo
• Mala implementación del árbol de decisiones del proyecto, entre otros

Luego de plasmar riesgos como los anteriores en nuestra matriz, recurrimos a clasificarlos pues estos tienen categorías y algunas de ellas pueden ser:

• Riesgo de calidad
• Riesgo estratégico
• Riesgo financiero
• Riesgo técnico
• Riesgo de gestión, entre otros

Al realizar una matriz de riesgos debemos entrar en poco detalle ya que a la hora de explicarlos en las casillas donde se pide la fuente y la consecuencia no debemos utilizar más de 15 o 20 palabras, por eso es importante destacar que debe ser algo breve.

En conclusión, la matriz de riesgos es una herramienta que nos permite tener una perspectiva realista sobre los factores de riesgo que puede tener un proyecto, pues ninguno está exento de que algo negativo pueda suceder a medida que se desarrolla, por esto como equipo pudimos entender y aprender a realizarla ya que nos dimos cuenta de la importancia que tiene esta dentro de un proyecto y lo valiosa que puede ser a la hora de llevarlo a cabo, pues además de ser una herramienta que nos ayuda a identificar los factores de riesgo, también nos ayuda a encontrar su respectiva solución y nos ayuda a clasificar a los responsables que pueden darnos dichas soluciones dentro del equipo del proyecto.

El desarrollar dicha matriz para nosotros como equipo fue muy satisfactorio y enriquecedor.

Gold Plating (Baño de oro)

Hoy vamos a hablar de un concepto que se utiliza en el mundo de la gerencia de proyectos conocido como el baño de oro u originalmente como el gold plating. Este se puede definir como un término para dar a entender que el proyecto sobrepasó el alcance que se tenia estimado en un principio, esto sucede porque en algún momento del proyecto el equipo decide hacer algún tipo de cambio dentro del mismo que altera o cambia el alcance que se tenía destinado para dicho proyecto.

Ya que hicimos un preámbulo sobre lo que es el gold plating, vamos a llevar el concepto a nuestro entorno, para analizar si nosotros como equipo hemos caído en él y si alguno de los otros equipos que conforman el proyecto en general lo ha hecho.

Luego de analizar como equipo de trabajo, y de entender lo que significa el gold plating, como grupo concordamos no que hemos aplicado este concepto en lo que va de nuestro proyecto, pues hemos seguido al pie de la letra las indicaciones entregadas por la docente y así se ha ratificado en cada una de las retroalimentaciones hechas por la misma. Consideramos que hemos cumplido a cabalidad las condiciones que se nos han impuesto para cada entregable del proyecto y hemos sido prudentes con lo que se nos pide donde es fácil evidenciar que el alcance de nuestro proyecto no ha sido alterado de ninguna manera.

Por otro lado, luego de analizar los diferentes trabajos de nuestros compañeros de grupo, nos dimos cuenta de que un equipo en especial cometió el gold plating pues en una de sus entregas suministraron información de manera distinta a la requerida en las indicaciones dadas por la docente. Específicamente se trataba de una actividad en un blog como este donde sólo tenían que presentarse como grupo y redactar su experiencia como equipo en la utilización del tablero Kanban, pero el alcance de su proyecto cambió en el momento que decidieron hacer un video tutorial de cómo utilizar dicho tablero y no cumplieron con el requerimiento de las 500 palabras para el blog. 

 

Es claro que con este ejemplo podemos concluir, que el alcance o finalidad de un proyecto puede tomar un rumbo distinto cuando se decide cambiar algo así sea chiquito del cronograma de actividades, por esto es que antes de ir a la ejecución de un proyecto se hace la respectiva planificación ya que podemos caer en el gold plating, que no es algo generalmente malo, pero en ocasiones cambia el alcance de nuestro proyecto, este se puede alterar en distintos ámbitos, puede cambiar en el sentido social o hacia los interesados, en el sentido de inversión o en el sentido de la rentabilidad del proyecto y sabemos que para ninguna organización es algo positivo.

Como dato extra, en el mundo de la gerencia de proyectos se recomienda preferiblemente evitar el gold plating, pues al ser tan riesgoso para el alcance que se ha establecido para el proyecto muchos gerentes de proyectos optan por no hacerlo. 

¿Quiénes conforman el equipo Lisolu ?

Líder

 Orhyana Mosquera  Plaza

Soy la líder del equipo, para mí la prioridad es realizar de manera organizada las actividades de los entregables solicitados semana a semana. Estaré en comunicación con mi equipo para que la repartición de las tareas sea justa y correcta, equilibrando las actividades para que no generar sobrecarga y trabajar a gusto.

Investigador

Jeyson Estiven Ruiz Cubillos 

Encargado en la investigación de análisis de métodos y estrategia en la aplicación de la realización de un proyecto productivo. Comprobar las fuentes de los datos recolectados para la elaboración del proyecto, citar y referenciar los datos sacados de revista, libros y/o páginas webs. Con la información adquirida el investigador puede trazar con su equipo trabajo un plan de elaboración que se adapte de forma adecuada con lo que quiere llegar alcanzar el objetivo.

Orador y generador de contenido

Luisa Fernanda Preciado Moreno 

Mi función es ser el rostro y la voz de nuestro grupo, debo transmitir todo el conocimiento e información que adquirimos con respecto a la gerencia de proyectos. Además de ello soy la persona encargada de mantener actualizada las actividades (nuevos post, Reels, anuncios, etc.) de la página de Instagram.

Diseñador

Lina Marcela Chapuel Rosero 

Mi rol a desempeñar en las actividades es diseñar, por lo tanto mi función es crear contenido visual con el fin de hacer un tema entretenido, atractivo e informativo para presentarlo a las personas.